Integritets- och personuppgiftspolicy

Beslutad av AB Gavlegårdarnas styrelse 2026-08-21

Syfte

AB Gavlegårdarna värnar om din integritet. Vi vill att du som kund, medarbetare och leverantör ska kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Därför har vi tagit fram en personuppgiftspolicy. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning, GDPR, och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter.

Syftet med policyn är att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Personuppgiftsansvarig

AB Gavlegårdarna (556487–5937) är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandling av personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Vad är en personuppgift

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Varför behöver vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullfölja våra åtaganden. Vår utgångspunkt är att endast behandla de personuppgifter som behövs för ändamålet och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Här informerar vi vilka personuppgifter vi behandlar och när, hur samt varför.

När du söker bostad, fordonsplats, förråd eller lokal hos AB Gavlegårdarna

När du söker bostad, fordonsplats, förråd eller lokal samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att hantera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet och för en säker identifiering av dig som bostadssökande.

Uppgifterna ligger kvar så länge du har ett aktivt konto hos Gavlegårdarna.

När du erbjuds att teckna kontrakt på en bostad hos oss

När du erbjuds att teckna ett kontrakt på en bostad behöver vi uppgifter om ekonomi, anställning, boende- och familjeförhållanden. Det innebär bland annat att vi gör en kreditupplysning, behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter som lämnas till oss.

Finns en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du studerar.

Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att bevara dina personuppgifter så länge du har ett aktivt konto hos Gavlegårdarna.

I övrigt sparar vi dina personuppgifter under den tid den tid du är hyresgäst hos oss eller har en oreglerad skuld.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig en bra service exempelvis vad gäller information, marknadskommunikation och uppföljning. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsundersökningar.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk.

Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

När du erbjuds lokal hos oss

När du erbjuds en lokal hos oss behöver vi kontrollera att du uppfyller de krav som Gavlegårdarna ställer innan hyresavtal tecknas. Vi behandlar exempelvis uppgifter om din ekonomi, inhämtar en kreditupplysning samt kontrollerar tidigare hyresbetalningar och skötsamhet i övrigt.

Elektroniska passersystem

Elektroniska passersystem används för att ge hyresgäster och andra behöriga tillträde till fastigheten i den utsträckning som behövs. Det elektroniska passersystemet används också för att boka tvättstuga eller andra bokningsbara lokaler.

När en elektronisk tagg används registreras in- och utpassering och bokningar i det elektroniska passersystemet genom en så kallad systemlogg. Om en systemlogg kan kopplas till en fysisk person, utgör det en personuppgift. Av systemloggen framgår låsbrickans identitetsnummer, namn kopplat till låsbrickan, lägenhetsnummer och objektsnummer, tidpunkt för logg, plats, och typ av händelse exempelvis att en dörr öppnas, tvättpass bokas och om bokat pass använts eller inte.

Syftet med elektroniska passersystem och behandlingen av personuppgifter är att underlätta och skapa en tryggare samt säkrare hantering av nycklar för hyresgäster och andra som har rätt till tillträde i fastigheten. Systemet gör det även möjligt att administrera och styra tillträde till gemensamma utrymmen, boka tvättstuga eller annan lokal samt att debitera bokad lokal eller resurs. Syftet är också att vid tekniska fel i system kunna felsöka och vidta åtgärder samt att föra statistik över passageloggar för planering av förvaltningsinsatser.

Passageloggar sparas i 45 dagar för att vid behov utreda, vidta åtgärder och användas som bevisning vid allvarlig bristande skötsamhet, störningar i boendet och/eller skadegörelse. Loggarna kan komma att överlämnas till polismyndigheten i samband med polisens utredning av brott.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen vid elektroniska passersystem är avtal eller berättigat intresse.

Kamerabevakning

Kamerabevakning kan förekomma i Gavlegårdarnas fastigheter för att upprätthålla allmän ordning i våra fastigheter för att du som hyresgäst skall känna dig trygg. Gavlegårdarna har kamerabevakning i vissa av våra centralgarage dit hyresgäster har tillträde. Där kamerabevakning finns informeras du genom tydlig skyltning på plats. Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att förebygga brott och underbygga rättsliga anspråk. De bild- och videoupptagningar som inhämtas via kamerabevakning sparas maximalt 14 dagar, och kan komma att överlämnas till polisen för utredning av eventuella brott.

Kamerabevakning sker också i vårt kundcenter för att besökande och personal ska känna sig trygga. Även de videoupptagningarna sparas i 14 dagar.

När du söker en tjänst hos oss

Personuppgifter behandlas för att kunna administrera din ansökan samt tillsätta tjänsten. Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss. Sådana uppgifter omfattar namn, adress, kontaktuppgifter, utbildning, utbildningsbetyg, arbetsbetyg, yrkeserfarenhet och andra uppgifter du lämnar om dig själv i din ansökan. Vi genomför tester för vissa tjänster. I de fallen lämnar vi information om behandlingen av sådana personuppgifter innan testet inleds.

Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att administrera, bedöma och utvärdera din ansökan när vi rekryterar nya medarbetare till vår verksamhet. Övrig behandling sker för att fullgöra våra skyldigheter samt iaktta våra rättigheter inom det arbetsrättsliga området. Uppgifterna sparas i två år efter avslutad process.

Som kommunalt bostadsbolag omfattas vi av Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. Handlingar hos Gavlegårdarna är som huvudregel allmänna och kan vid en begäran komma att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess.

Om du tar kontakt med AB Gavlegårdarna

Dina personuppgifter kan komma att behandlas när du kontaktar oss i olika frågor. Behandlingen är då nödvändig för att besvara och hantera inkommande frågor och för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar från dig.

Vi kan komma att spela in telefonsamtal med dig. Behandlingen är nödvändig utifrån vårt berättigade intresse av att spela in telefonsamtal i utbildnings- och kvalitetssyfte samt av säkerhetsskäl. Vi sparar personuppgifter som behandlas i samband med detta ändamål i sju dagar eller den tid som är nödvändig i det enskilda fallet med stöd av tillämplig lagstiftning.

Om du är kontaktperson eller leverantör

Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller har en enskild firma behandlar vi personuppgifter om dig. Vi gör detta för att vi har ett berättigat intresse av att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen. Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt utifrån behandlingens ändamål.